Em tempos de crise e incertezas econômicas, reduzir os custos de telefonia da empresa é uma estratégia essencial para manter a saúde do orçamento corporativo. Com a adoção de uma central telefônica IP, é possível cortar gastos e obter maiores vantagens em relação ao modelo convencional.

Com essa solução, a comunicação entre ramais funciona de maneira automatizada e ágil, sem a necessidade de intervenção humana. Esse sistema oferece diversas vantagens para quem o utiliza.

Entenda neste artigo como ele funciona, confira quais são esses benefícios e as principais soluções da central telefônica IP!

O que é uma central telefônica IP e como ela funciona?

Telefonia IP é uma expressão utilizada para definir as tecnologias na prestação de serviços que realizam conexões de comutação de pacotes, baseadas em Protocolos de Internet, a fim de transmitir dados em voz, fax e outros tipos de comunicação.

Assim sendo, o serviço de uma central telefônica IP viabiliza a realização de chamadas por telefone a partir das redes de internet.

Trata-se de um serviço que apresenta muitas vantagens para o ambiente corporativo, especialmente por ser capaz de proporcionar uma redução significativa nos custos das chamadas telefônicas, visto que essas são realizadas por meio da internet.

Por fim, o sistema de telefonia IP faz uso de equipamentos de telefone especialmente desenvolvidos, que se conectam diretamente à rede de computadores da empresa.

Por sua vez, esses equipamentos são capazes de receber voz, dados e até imagens. Tudo isso promove uma integração completa entre as redes de dados e a plataforma de voz.

Quais são as vantagens de uma central telefônica IP?

De maneira resumida, essas centrais consentem que uma linha telefônica conte com ramais internos e distribua as ligações para essas ramificações adicionais com sigilo total entre as chamadas.

Nesse sentido, proporciona economia de recursos, visto que elimina a necessidade de contratação de várias linhas para um mesmo lugar. Vejamos a seguir outras vantagens de uma central telefônica IP.

Facilidade de administração

Com essa tecnologia, torna-se mais simples administrar e monitorar o seu funcionamento, já que ela unifica toda a rede de telefonia e dados.

A plataforma PABX permite que o acompanhamento seja realizado em tempo real, o que possibilita a identificação de quaisquer irregularidades e evita o desperdício de recursos.

Além disso, todas as informações ficam armazenadas em um robusto banco de dados, e isso facilita o processo de auditoria, pois as ligações recebidas e realizadas são devidamente registradas e detalhadas.

Portabilidade

Quando a empresa usa uma placa GSM ligada à central, o usuário tem a chance de escolher fazer ligações de um ramal para um celular optando pela melhor operadora, desde que ela já esteja contratada e configurada na central. Tudo isso com custo reduzido ou ainda sem tarifação.

Qualidade nas chamadas

Um telefone IP com HD voice opera com voz em alta definição, e os usuários contam com estabilidade na conexão. Assim, certamente as conversas ficam bem mais claras do que aquelas feitas por meio de um telefone comum.

Redução de custos com o controle de chamadas

Ao integrar ramais internos, os colaboradores têm a chance de efetuar ligações gastando muito menos — no caso da comunicação interna ou entre filiais, o valor pode até mesmo chegar a zero.

No mesmo sentido, a central telefônica IP diminui gastos por meio do aumento do controle de quais tipos de chamada cada funcionário pode realizar. É possível, por exemplo, restringir ligações para celulares e DDDs de outras cidades.

Outra forma para o controle de chamadas é exigir senha para a realização das ligações. Assim, o responsável pelo setor saberá quanto cada colaborador gasta, fato que contribui para o gerenciamento de custos.

Melhora na produtividade

Ao adotar a tecnologia, o gestor consegue configurar as mais diversas funções de telefonia e dados e, ao integrar processos internos de acordo com as necessidades do negócio, reduz-se o valor das operações.

Inclusive, é possível configurar ramais móveis com a conexão do PABX a celulares, e isso oferece mobilidade corporativa aos colaboradores, que se tornam muito mais produtivos diante da possibilidade de trabalhar a partir de qualquer lugar, com seu dispositivo móvel.

Otimização do tempo

Com a inovação, a empresa ganha mais agilidade e melhora seu desempenho com as facilidades oferecidas pelo sistema, como a inclusão de mensagens automáticas, transferência de ligações para outro ramal quando o principal estiver ocupado, além de ter a chance de executar o transbordo de chamada.

Isso economiza tempo no cotidiano laboral, algo que contribui para a otimização das atividades e do tempo dos funcionários. Consequentemente, a performance, o resultado e o lucro do negócio crescem.

Garantia na satisfação do cliente

Com a adoção de um sistema PABX, também é possível implantar uma URA (Unidade de Resposta Audível), permitindo que o usuário seja atendido e direcionado automaticamente ao setor responsável, sem a necessidade da intervenção de uma secretária.

Caso haja fila e a pessoa precise aguardar, é possível incluir anúncios e músicas agradáveis. Isso torna o primeiro atendimento ao cliente 100% automatizado.

Quais são as soluções de telefonia IP?

Se existe algo que é inerente a qualquer tipo de negócio é a necessidade de a empresa estar disponível a seus clientes e funcionários. Afinal, a comunicação é como um fio que conecta todas as operações da instituição e faz com que todos processos apresentem um bom desempenho.

Quando você deixa de atender a um cliente quando ele demanda, sua empresa perde oportunidades para a concorrência.

Da mesma forma, sustentar uma comunicação interna limitada restringe o tempo de produção, prejudica a troca de informações e compromete as entregas de produtos.

Com os objetivos de tornar a companhia mais disponível a todos os envolvidos e de aumentar a eficiência da comunicação, apresentamos as principais soluções de telefonia IP:

• números virtuais;
• ramal exclusivo para fornecedores;
• comunicação entre vários ambientes.

Por fim, os benefícios que a central telefônica IP traz para uma empresa são vastos e expressivos, e seu uso possibilita ao gestor fazer uma redução de custos considerável. Assim como provoca a otimização de processos, o que torna a comunicação interna e externa mais ágil e eficaz.

Se você gostou deste post, descubra agora mesmo se você sabe gerenciar as ligações telefônicas da sua empresa!