A gestão de projetos é uma tarefa bastante minuciosa. O responsável precisa levar em consideração diversas variáveis, que vão desde o planejamento até a execução das tarefas. Prazos, riscos e custos são apenas alguns dos itens que são levados em conta na etapa do planejamento.

Para melhorar a gestão e evitar erros, listamos 5 dicas para otimizar a gestão de projetos. Acompanhe!

1. Elabore escopo e cronograma completos

Para tornar a gestão de projetos mais clara e eficiente, é essencial montar um escopo e um cronograma completos.

O escopo nada mais é do que a estrutura do projeto, incluindo relatórios, planilhas e demais documentos. Na hora de definir o escopo, é importante que o gestor se pergunte: quais são os produtos que devem ser entregues ao longo das atividades?

Já o cronograma é um desmembramento do escopo, realizado por meio de pacotes de trabalho. Na prática, isso significa a divisão do escopo em várias etapas, com a duração definida de cada uma e a estimativa do tempo total de realização dos trabalhos.

Para executar essa atividade com sucesso, o mais indicado é utilizar uma planilha de gerenciamento de projetos, com um cronograma bem organizado e detalhado.

2. Faça a alocação a partir de competências

Um erro muito comum na gestão de projetos é delegar 100% das atividades para uma única área da empresa, sem envolver profissionais de outros setores que podem ser úteis em várias etapas do cronograma.

Por exemplo: se o gestor decide fazer uma melhoria no setor de compras e elege apenas os colaboradores dessa área, ele perde a oportunidade de incluir profissionais de TI, que poderiam aperfeiçoar o projeto.

É importante frisar que todas as competências alocadas devem estar presentes no cronograma do projeto.

3. Mantenha a equipe motivada

Para que qualquer projeto seja bem-sucedido, é essencial manter a equipe de trabalho motivada. Afinal, pessoas engajadas são mais eficientes e produtivas, têm mais vontade de trabalhar e entregam resultados melhores.

Por isso, o gestor deve estabelecer metas, elogiar a equipe e seus colaboradores e oferecer estímulos materiais, para que os profissionais se sintam parte do projeto e se envolvam mais nas atividades.

Isso promove maior interação entre setores e resultados mais satisfatórios para a empresa, além de contribuir para uma melhor comunicação corporativa.

4. Antecipe os riscos na gestão de projetos

Em qualquer projeto, existem riscos. É preciso evitar ao máximo que eles acabem comprometendo o andamento e execução das atividades.

Para tal, o gestor deve fazer um levantamento completo dos principais riscos, como atrasos, problemas de orçamento e outros contratempos comuns.

Uma boa forma de antecipar os riscos é estudar o histórico de outros projetos da empresa e entender em quais etapas as falhas costumam ocorrer. Assim, é possível traçar ações preventivas e fazer com que todas as fases transcorram com tranquilidade.

É importante frisar que imprevistos sempre podem ocorrer. Nesse caso, o gestor e sua equipe podem pensar um plano de contingência, com o objetivo de minimizar o impacto e reorganizar as atividades.

5. Invista nas reuniões follow-up

Jamais deixe de fazer reuniões de follow-up (de acompanhamento) com a equipe de projetos. Elas podem ser realizadas uma vez por semana, até mesmo por meio de videoconferência, para que o gestor possa entender a situação e o andamento de cada projeto.

Caso seja uma empresa de grande porte, faça uma reunião apenas com os gerentes. Se for pequena, um representante de cada projeto pode ser chamado para representar a equipe responsável.

Isso é importante para que os encontros sejam mais práticos e diretos, otimizando os trabalhos, em vez de longas reuniões que não levam a nenhum lugar.

No mundo corporativo, a gestão de projetos é essencial para que a execução das atividades seja realizada com excelência e com o mínimo de erros possível. Independentemente do porte da empresa, essa atividade requer planejamento, organização e muito empenho por parte dos envolvidos.

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