Os recursos de videoconferência e telepresença estão sendo cada vez mais utilizados pelas empresas em todo o mundo, por serem soluções eficientes e estratégicas.
Entre as vantagens principais estão a redução de custos com deslocamento e comunicação mais efetiva ao eliminar boa parte dos erros de interpretação, resultando em uma maior velocidade na tomada de decisão.
As duas tecnologias são utilizadas para estabelecer uma comunicação interativa entre duas ou mais pessoas, que estão em locais diferentes, mas que podem ver e ouvir uns aos outros através da transmissão sincronizada de áudio, dados e vídeo em tempo real.
Veja a seguir o conceito, a infraestrutura necessária e os custos dessas tecnologias.
O que é videoconferência e telepresença?
Existe uma grande diferença entre uma videoconferência utilizada para comunicação pessoal, uma videoconferência profissional e a telepresença.
A primeira é mais usada para conexões ponto a ponto, em que duas pessoas se falam e se enxergam ao mesmo tempo e é muito utilizada para fazer videochamadas com o Skype e Google Hangout, por exemplo.
Geralmente, necessita de poucos recursos tecnológicos — bastam dois dispositivos, como um laptop ou smartphone com câmera e microfone.
Já a videoconferência profissional e a telepresença são mais utilizadas no meio corporativo, em conexões multiponto, em que várias imagens são projetadas na mesma tela ou várias telas compondo um ambiente, de forma que cada usuário consegue interagir com todas elas.
Desse modo, essas tecnologias agregam recursos com mais qualidade de imagem e som, tornando a experiência mais realista e imersiva, de forma que os participantes tenham a sensação de estarem conversando no mesmo ambiente, apesar de estarem em diferentes localizações geográficas.
Qual é a infraestrutura necessária?
Algumas configurações, equipamentos e espaços são necessários para cada sistema:
Espaço físico e equipamentos
Uma videoconferência profissional e a telepresença podem ser realizadas tanto através de um hardware especializado como somente por software.
Em ambos os casos, um servidor denominado MCU (Multipoint Control Unit), recebe as imagens das sessões de vídeo que são capturadas em cada uma das localidades, trata essas imagens para deixá-las em um dimensionamento adequado e devolve para os participantes as imagens combinadas.
Portanto, para videoconferências e conferências telepresenciais, é necessário um ambiente dedicado para realização da reunião, com isolamento acústico e iluminação bem dimensionada.
Além disso, o ambiente deve ter uma infraestrutura tecnológica capaz de suportar todos os sistemas integrados de áudio, vídeo e telecomunicações, além de soluções de segurança, mas sem perda de desempenho.
Imagem e som
O áudio deve ser de altíssima qualidade e o vídeo, de alta definição. Várias câmeras podem ser utilizadas para criar uma imagem panorâmica da sala, tornando possível ver todo o ambiente e conversar com várias pessoas ao mesmo tempo.
Monitores de telas grandes também são utilizados para criar imagens de qualidade, em tamanho real, das pessoas que estão se comunicando.
O sistema de som é ajustado de modo a reforçar a sensação de que o usuário está, de fato, sentado à frente dos outros participantes no local da reunião.
Quais são os custos dessas tecnologias?
O custo depende muito dos modelos e dos fabricantes dos equipamentos. O valor para montar uma infraestrutura de videoconferência profissional ou telepresença pode variar entre 30 mil a 500 mil dólares, além dos custos com mobiliário e arquitetura do ambiente e link dedicado.
Por outro lado, a empresa tem um ótimo retorno sobre investimento (ROI), já que no médio e longo prazo serão reduzidos custos com viagens e hospedagens — incluindo também gastos com transporte e alimentação durante a viagem.
Para escolher qual a tecnologia que você planeja usar na sua empresa, é preciso considerar se as reuniões realmente vão agregar valor ao empreendimento. Dependendo do tipo de negócio, uma videoconferência profissional é o suficiente para atender as necessidades da sua empresa e trazer muitos benefícios.
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