Determinar e gerenciar parceiros que assegurem o padrão operacional de uma empresa é algo imprescindível para o sucesso, independentemente do ramo ou segmento de mercado no qual a organização atua. Por isso, conhecer boas práticas para realizar a gestão de fornecedores de TI pode ser extremamente importante.

Afinal, a falta de produtos, insumos ou serviços pode reduzir a performance e até parar as atividades, dependendo de uma série de outros fatores. De qualquer maneira, é algo que se reflete em prejuízos, que costumam ser fatais para as contas institucionais no final do mês.

Continue a leitura e descubra como evitar que isso aconteça!

1. Analise seus processos internos

A primeira das boas práticas para realizar a gestão de fornecedores de TI que você precisa adotar é analisar e conhecer bem os seus processos internos. Afinal, não dá para achar parceiros adequados para suas demandas, necessidades, expectativas e objetivos se você mesmo não souber muito bem quais são eles, não é verdade?

Tudo isso precisa estar claro em um planejamento, com informações que possam ser apresentadas de forma transparente. É essencial compreender sua operação, sua posição no segmento, a tecnologia utilizada e outras características.

Dessa maneira, ficará bem mais simples acertar na hora de escolher alguma solução ou ferramenta que ajude na sua caminhada.

2. Verifique o histórico da empresa

Conhecendo melhor a sua própria operação, você pode partir para a etapa seguinte, que consiste em verificar o histórico da empresa que pode vir a ser sua fornecedora.

Mesmo no primeiro contato, procure obter o máximo de informações, tendo em vista que, quanto maior for seu embasamento, mais segurança você terá para o fechamento do contrato.

Uma estratégia muito boa para isso é visitar o site institucional, as redes sociais e se comunicar com antigos clientes, questionando sobre a qualidade do serviço, a dinâmica do atendimento, as experiências de implantação de suporte, metodologias e assim por diante. É uma ação bastante valiosa, no sentido de compreender melhor com quem você estará lidando.

3. Avalie as tecnologias oferecidas

Uma medida muito importante para escolher e gerir seus fornecedores de TI consiste em dar prioridade para empresas com soluções completas e prontas para a instalação.

Lembre-se de que a área está em constante evolução, o que faz com que qualquer demora ou morosidade possa minar sua produtividade e acabar com seu diferencial competitivo no setor. 

Por isso, é preciso mirar a vanguarda, atuando com ferramentas de ponta, seja em termos de equipamentos, maquinários ou sistemas. Além disso, é fundamental que vocês, juntos, demonstrem capacidade de concorrer e se sobrepor aos principais rivais no mercado, com aplicações capazes de interagir com as inovações que surgem.

4. Pesquise sobre o suporte técnico

Como você já deve saber ou até mesmo ter experimentado, não é raro que empresas enfrentem dificuldades durante a implantação ou mesmo na utilização recorrente de suas soluções em TI.

No entanto, embora isso seja comum, o essencial é que o suporte técnico do fornecedor aja rapidamente, evitando perda de desempenho ou paradas na operação. O ideal é que disponibilizem formas de contato por telefone, aplicativos de comunicação, chat e e-mail, de maneira que qualquer erro seja prontamente corrigido.

Para isso, o contrato deve assegurar a capacitação da sua equipe interna e que os profissionais estarão à disposição do seu negócio, sempre que necessário, para conduzir os processos e procedimentos de reparo.

5. Busque diretrizes alinhadas às suas

Não importa o tipo de parceria nem o segmento de mercado no qual o seu empreendimento está sediado: trabalhar junto a empresas que estejam em sintonia com seus objetivos, valores e missão, invariavelmente, será muito mais fácil. Entretanto, não é fácil fazer isso, especialmente quando estamos falando de fornecedores de TI.

Por isso, ainda na etapa de avaliação do contrato, é imprescindível pesquisar se os termos no documento estão adequados às suas demandas, necessidades e expectativas, bem como às regras de terceirização vigentes no Brasil. Caso conte com operações no exterior, o mesmo deve ser feito quanto à legislação específica do local.

6. Priorize uma infraestrutura sólida

Outra das práticas para fazer a gestão de fornecedores de TI é priorizar empresas que tenham uma infraestrutura sólida e satisfatória. Afinal, o mercado de tecnologia da informação não é para amadores, e mesmo que algum iniciante ou empreendimento em desenvolvimento tenha bom potencial, a segurança deve falar mais alto.

Um dos fatores que determinam uma escolha inteligente é mitigar riscos de fornecimento, o que é possível com parceiros que tenham envergadura, experiência e expertise no ramo. Além disso, é crucial que o serviço tenha escalabilidade, com condições de arcar com o crescimento do seu negócio e acompanhe seus movimentos.

7. Leia atentamente os termos do contrato

Por fim, não podemos deixar de reforçar que uma das mais importantes boas práticas para realizar a gestão de fornecedores de TI é ler atentamente os termos do contrato. Por mais óbvia que possa soar essa dica, muita gente não faz isso de forma adequada, deixando passar detalhes ou cláusulas que podem causar problemas no futuro.

Como cliente, você deve ter suas demandas atendidas pela empresa, de acordo com os valores estipulados, prazos e condições. Caso contrário, você poderá estar pagando caro por algo que não trará a efetividade que seu empreendimento precisa.

Fique atento quanto aos termos de outsourcing, com a implementação de softwares, hardwares, data centers, manutenção e assim por diante. É preciso ser claro quanto à especificidade dos serviços prestados, sem margem para dúvidas ou pendências.

Agora você já sabe como realizar a gestão de fornecedores de TI. Por isso, você não pode deixar de conhecer os diferenciais que a Alctel oferece aos seus clientes, por meio de soluções inovadoras nas áreas de voz, dados, videoconferência, contact center, cloud, atendimento ao cliente, Call Center, VoIP e Tecnologia da Informação!

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