Nos últimos anos, as tecnologias trouxeram inovações indispensáveis para o ambiente corporativo. Nesse sentido, é importante que os gestores estejam atentos para tornar os negócios cada vez mais rentáveis, utilizando as novas ferramentas disponíveis, como a videoconferência.

Utilizar a videoconferência é um dos meios para diminuir distâncias e garantir que reuniões e outros compromissos sejam realizados por meio da internet. Isso reduz custos e permite a otimização dos recursos profissionais e de transporte.

Explicamos agora o que é videoconferência, como você pode realizar uma, quando é interessante se utilizar desse recurso e também algumas vantagens ao utilizá-la no seu negócio. Acompanhe abaixo e ótima leitura!

Entenda o que é videoconferência

Talvez uma das ferramentas de comunicação mais eficientes e populares no meio empresarial, as videoconferências são bastante populares entre empresas que contam com mais de uma unidade, servindo para reunir pessoas que estão em ambientes físicos distintos, permitindo a interação entre elas e garantindo uma maior sensação de pertencimento.

Quando falamos em videoconferência, estamos falando exatamente daquilo que o nome diz: uma conferência por vídeo. Isso significa que, através do uso de câmeras de vídeo e microfones, é possível conectar duas ou mais pessoas, que conseguem se ver e ouvir em tempo real, como se estivessem em um mesmo ambiente.

Essa tecnologia, que hoje está bastante popularizada no Brasil e no mundo, tem como objetivo permitir que pessoas de diferentes localidades consigam se reunir, ver e ouvir uns aos outros em tempo real, mas sem ser necessário que estejam fisicamente presentes no mesmo ambiente, garantindo mais praticidade, reduzindo custos e otimizando agendas.

Saiba como realizar uma transmissão de videoconferência

Muitas empresas já adotam soluções para a realização de videoconferências, mas, para aqueles que desconhecem esse tipo de ferramenta, esse processo pode parecer complicado ou mesmo impossível de ser realizado. No entanto, fazer uma conferência em vídeo é mais simples do que pode parecer a princípio. Explicamos agora, passo a passo, o que é preciso para fazer uma conferência em vídeo:

Equipamentos adequados para a conferência de vídeo

Para que seja possível realizar uma videoconferência, é necessário contar com computadores, aparelhos celulares ou notebooks que contenham câmeras de vídeo, microfones e conexão à internet para transmissão dos dados.

Escolha da plataforma de videoconferência

O segundo passo, depois de garantir que os equipamentos necessários estão disponíveis, é escolher a plataforma de transmissão da videoconferência, que pode ser gratuita ou paga, de acordo com as necessidades da conferência em vídeo a ser realizada.

As soluções gratuitas costumam ter restrições quanto ao número de pessoas simultâneas em uma mesma sala de conferência, limite de tempo ou de duração da conferência e até mesmo exigir a inserção de dados pessoais para liberação do uso da ferramenta.

Conheça algumas situações em que seu uso é recomendado

É possível destacar diversas situações onde o uso da videoconferência é positivo no meio empresarial, sendo as principais a integração entre equipes localizadas em locais físicos diferentes, possibilidade de realização de tarefas em regime home office, melhor aproveitamento do tempo, por evitar deslocamento, dentre outras.

Saiba quais os principais benefícios do uso da videoconferência nas empresas

Listamos agora algumas das principais vantagens e benefícios de contar com um sistema de videoconferência e explicamos quais são os pontos positivos que sua empresa passa a ter ao se utilizar dessa ferramenta. Confira os detalhes abaixo!

Redução de custos

Por meio da utilização da videoconferência, é possível reduzir custos de forma significativa, principalmente com viagens, telefonemas e deslocamento. Dessa forma, é viável fazer reuniões e alinhar assuntos importantes utilizando o próprio device, o que permite o compartilhamento de planilhas, dados e indicadores de forma eficiente e prática.

Assim, com a redução da demanda por recursos financeiros, você destina investimentos para áreas estratégicas da empresa. Isso contribuirá na geração de maior lucratividade e para melhoria do desempenho operacional.

Otimização e economia de tempo

É fato que os deslocamentos são gastos de tempo muito consideráveis, mesmo dentro da própria cidade. Então, a principal vantagem da videoconferência é eliminar essa necessidade de sair da frente do computador para conversar com alguém.

Nesse sentido, a fim de se encontrar com um empregado de outra área da sua empresa, por exemplo, você tem a oportunidade de simplesmente parar suas atividades por alguns minutos, colocar o software de videoconferência em ação e conversar.

Além disso, esse processo previne atrasos e assegura mais agilidade à reunião. Assim, as rotinas não param e a produtividade não diminui, como veremos abaixo.

Ganhos importantes em produtividade

Em um cenário em que clientes exigem cada vez mais velocidade, a videoconferência permite que os colaboradores possam atuar em outras atividades em vez de realizar o deslocamento para outros locais. Assim, fica mais fácil dar foco ao negócio, priorizar o que é mais urgente e melhorar continuamente os processos.

Quando se direciona o tempo dos profissionais para tarefas relevantes, há a garantia de que toda a empresa utilizará o esforço orientada a desempenhar suas atribuições.

Videoconferência como diferencial competitivo

Ao permitir um novo e facilitado meio de contato, a empresa tem a chance de se destacar do mercado com relação à velocidade e disponibilidade demonstradas, e isso reforça a credibilidade.

Muitos clientes podem ainda não saber bem o que é videoconferência, e a boa utilização desse recurso se tornar justamente um de seus diferenciais. Com a ferramenta, os colaboradores viabilizam uma interação tanto com o cliente interno como com o externo. Realizar apresentações se torna mais prático e descomplicado.

Nesse sentido, como estratégia, algumas empresas adotam em diversas áreas a solução de videoconferência para atender, vender e se relacionar com clientes. Assim, é possível garantir a satisfação dos seus clientes e melhorar o relacionamento com os mesmos.

Mobilidade total

Realizar uma reunião urgente de um local remoto pode ser sinônimo de dor de cabeça. Nesse aspecto, a videoconferência auxilia a empresa ao possibilitar novos horizontes de atuação. Com o devido apoio de parceiros especializados, é possível garantir que a eficiência e conhecimento dos recursos disponíveis da ferramenta sejam totalmente proveitosos, tanto para o negócio quanto para os clientes.

Atualmente, a mobilidade corporativa se tornou essencial para manter o funcionamento da empresa mesmo fora do local de trabalho. Por isso, é viável tomar decisões importantes e estabelecer uma comunicação contínua com o intuito de possibilitar inúmeras ações, que antes só poderiam ser realizadas pessoalmente ou por meio de encontros presenciais com tempo de entrega maior.

Multi device

Ser multi device significa que o usuário consegue se conectar a vários outros dispositivos. Dessa maneira, por exemplo, se o diretor da sua empresa está em outra cidade, seu vendedor está na loja e você no escritório, a videoconferência viabiliza a participação dos três simultaneamente em uma única conversa.

Compartilhamento de telas e documentos

Como já citamos, a videoconferência possibilita o compartilhamento de informações em tempo real. Para tanto, bons softwares oferecem mais do que apenas a participação com uso de áudio e imagem.

Em muitos deles, é possível enviar e trocar documentos, apresentações e até mesmo dividir com o outro lado aquilo que você está fazendo em sua tela naquele momento. Isso torna o entendimento melhor, de modo a deixar a conversa mais didática e clara.

Portanto, utilizar esse recurso de compartilhamento dará maior interatividade e disponibilidade a todos os envolvidos nos processos.

Registro de informações e agilidade nas entregas

Outro ponto interessante a respeito da videoconferência é que é possível gravar toda a conversa, pelo fato de se estar em um computador. Dessa forma, fica mais simples a quem se interessar conseguir participar sobre os assuntos tratados.

Então, o registro da reunião funciona até mesmo como uma ata eletrônica daquilo que foi pontuado. Com a decisão da reunião facilmente em mãos, ganha-se muito em agilidade nas entregas. Nesse sentido, essa vantagem significa modernização e democratização de processos e serviços para a organização.

Reforço nas relações e melhoria da leitura da expressão corporal

A linguagem não verbal é algo fundamental na comunicação. Trata-se daquilo que não fica exposto por meio da troca de informações escritas ou por ligações telefônicas, mas que é essencial para fazer uma leitura das expressões das pessoas e de suas reações diante de um assunto.

Assim, a videoconferência garante que as pessoas troquem olhares como se estivessem diante umas das outras fisicamente. Isso contribui para que a comunicação empresarial seja a mais completa e natural possível.

No mesmo sentido, outro ponto fundamental é reforçar as relações. Por conseguir colocar colaboradores frente a frente, o recurso permite que as relações humanas se fortaleçam, muito em função de incluir a leitura da expressão corporal — por exemplo, ver um sorriso — dentro do universo da comunicação corporativa.

Diferenças entre videoconferência, webinar e videochamada

Muitas pessoas ainda confundem as ferramentas de videoconferência, webinar e videochamada, já que as três contam com características similares, mas também possuem diferenças importantes. Como já dissemos, o propósito da videoconferência é oferecer uma sala de reunião virtual, enquanto o webinar é a versão virtual de um seminário, podendo ou não haver interação entre palestrante e ouvintes.

Já a videochamada é uma ligação entre duas pessoas e geralmente costuma ser utilizada em caráter pessoal, apesar de também poder ser utilizada no ambiente empresarial.

Conhecer essas diferenças e aproveitar todas as possibilidades que as tecnologias proporcionam é essencial para as novas empreitadas em um mundo cada vez mais globalizado e que exige atualização constante, fato que garante o sucesso de qualquer organização!

Como é possível perceber, as conferências em vídeo oferecem uma série de vantagens para as empresas. Por isso, todos os gestores devem saber bem o que é videoconferência e se inteirar dos benefícios que ela oferece se desejam aperfeiçoar processos e gerar resultados positivos importantes para empresa, considerando a redução de custos, produtividade, diferenciação e mobilidade.

Se você gostou deste artigo e quer conhecer a nossa solução de videoconferência para começar a utilizar já em sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo!