Conforme a empresa cresce e agrega novos colaboradores à equipe, é comum que a gestão dos recursos de telecomunicação saia do controle, comprometendo o orçamento. Sendo assim, é necessário gerenciar ligações telefônicas, não somente para reduzir custos, mas para manter a atualização dos equipamentos e garantir a produtividade dos negócios.

Quer saber mais sobre gestão de telefonia? Então, continue a leitura do nosso artigo e saiba mais sobre o assunto!

Veja como gerenciar ligações telefônicas

Gerenciar as chamadas de uma empresa não é tarefa simples, mas existem táticas que facilitam o processo. Veja:

Compartilhe responsabilidades

É muito difícil e cansativo, para apenas uma pessoa, realizar o controle de despesas de toda a rede de comunicação da empresa.

Por isso, é necessário dividir as responsabilidades com os demais gestores e supervisores de departamentos. Dessa forma, cada área se responsabiliza por controlar seus gastos.

Além disso, é possível dividir os custos das ligações, criando um limite de gastos para cada setor. Desta forma, o gestor poderá gerenciar as ligações telefônicas de maneira mais eficiente.

É importante também criar uma cultura digital que estimule o uso de canais gratuitos disponíveis na Internet, como o Skype ou Whatsapp corporativo.

Integre programas

Adotar redes convergentes significa utilizar hardwares e softwares que integrem-se e utilizem a mesma infraestrutura. Isso reduzirá os custos de manutenção e instalação. Outro ponto positivo é que automatiza processos e melhora a produtividade dos colaboradores.

A unificação de canais de comunicação é a melhor opção para os negócios. De maneira interna, reduz custos e  a produtividade. Já para os clientes, uma comunicação omnichannel aumenta a satisfação, pois diminui o tempo para resolução de problemas. Além disso,  ajuda a melhorar a experiência de consumo no ambiente digital.

Controle as interações

Aplique métodos de controlar as interações. O PABX Virtual, por exemplo, é um serviço que reduz custos com a telefonia, além de ajudar aos líderes de departamentos no gerenciamento das ligações telefônicas. Esse sistema possui controle intuito das chamadas, além de gerar relatórios sobre as chamadas realizadas e recebidas.

Os benefícios não são apenas financeiros, porque esses relatórios mostram como está a produtividade da equipe. Isso é um trunfo para o gestor poder direcionar melhor o feedback, além de poder ajustar o treinamento dos colaboradores mediante dados concretos sobre o impacto dos processos no atendimento das equipes.

Crie uma política de uso

Ter uma política de uso ajuda os gestores a controlar as interações e a disseminar boas maneiras de utilizar os recursos da empresa. Assim, os funcionários não farão ligações pessoais nos telefones corporativos, por exemplo. A política de uso das comunicações da companhia também é uma boa prática da segurança da informação.

Aproveite o momento e invista em tecnologias que auxiliem na gestão das interações. Isso facilitará o trabalho dos gestores para controlar a política de uso. Também é importante deixar claro para os funcionários que esse controle traz benefício para todos, porém utilize o benefício da dúvida.

Ou seja, a princípio seus colaboradores utilizam o telefone apenas para interações pertinentes ao trabalho, não saia fazendo uma caça às bruxas.

Conte com parcerias

A gestão de TI engloba muitos fatores em um ambiente corporativo. Por isso, não deixe de contar com parceiros de negócio. Muitas empresas são especialistas no gerenciamento dos canais de comunicação. Além de possuir ferramentas apropriadas para a medição de indicadores, como custos das ligações, tempo de uso, produtividade etc.

O ideal é optar por empresas que acompanhem todo o processo, desde sua implantação até a análise dos resultados. Isso garantirá que seu dinheiro está sendo bem investido, além de ter o suporte devido em todo o momento.

Um supervisor sobrecarregado corre mais riscos de cometer erros na gestão. Por isso não hesite em pedir ajuda de parceiros para gerenciar as ligações telefônicas. Isso significa, não somente, dividir tarefas e aplicar uma boa política de uso, além de controlar as interações e integrar programas em redes convergentes.

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